拒絶理由通知書は、審査官が出願に拒絶理由を発見したとき出願人にその旨を知らせる書面です。

審査官は出願を審査して拒絶理由を発見しない場合に特許査定をします。

拒絶理由とは、出願を特許登録できない理由であり、「発明を構成しない」「新規性がない」「進歩性がない」、「方式的に誤っている」、「内容が不明瞭である」「開示が十分でない」等の特許できないとされる事項です。

新規性、進歩性が指摘される場合には、先行する文献（特許公開公報等）が記載されています。

出願人は拒絶理由通知を受け取ってから所定の期間内（通常６０日以内）に意見を述べることができ（意見書の提出）、出願の内容を所定の範囲で訂正（補正書の提出）することができます。